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顾问的 7 个项目管理技巧

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顾问面临着独特的商业挑战。与内部雇佣人员预计会有一个过渡期和缓慢的生产建设不同,顾问们被期望开始运作,每次都按时按预算交付高影响力的结果。这些压力不仅来自客户,也来自业务性质的内部。

时间就是金钱,尤其是在咨询行业。这意味着项目管理不仅仅是一种跟踪做了什么或没做什么的方式; 它是确保资源被战略性使用的最佳方式,产出最大化, 这一进展符合预测和承诺。

顾问如何使用项目管理来提高生产力和盈利能力的提示

项目管理通常被视为跟踪哪些任务需要完成以及由谁完成的一种手段。但是在咨询公司,项目管理有能力做得更多。对于顾问来说,项目管理可以通过以下方式帮助提高生产力和盈利能力:bob电竞体育

  • 提高工作成本和投标
  • 改进时间表和预算管理
  • 最大化资源 (而不会使其过载)
  • 确保一致和及时的交付
  • 优化过程

以下是顾问的 7 个项目管理技巧,帮助改善业务流程、最大化资源和提高盈利能力。

1-将项目管理与建议书创建联系起来

一家年轻的咨询公司和一家经验丰富的公司之间最大的区别之一是准确投标时间和资源的能力。然而,确定预算和时间表不一定需要多年的经验 -- 它只需要更好的数据。

最佳项目管理工具允许您使用工作和资源数据来创建更明智的建议。这包括资源池的实时视图、基于可用资源的场景构建器和比较表、利润率建模和预测。

你的项目管理过程不仅应该提供关于哪些资源是可用的信息,他们还应该提供关于先前项目的事后分析数据,以显示你可能需要更多或更少的资源, 你倾向于错误地估计完成某些任务的时间,或者某些资源可能比其他资源更有效率。这将有助于通知每个后续项目提案,以提高生产率、产量和盈利能力。

2-Be (更多) 具体范围

任何经历过范围蔓延 (或 “范围爆炸”) 的顾问都知道盈利能力的最大威胁之一是范围的中期项目变化。花时间来真正理解一个项目,并在合同中包括一个详细的工作范围,可以帮助防止工作范围在没有补偿的情况下扩大。如果客户带着初始工作范围内不包括的额外变更回来,它会给你创建变更单的机会 -- 包括更新的预算。

这对于您实施项目管理的方式也很重要。具体说明项目的每个阶段包括什么将使你的员工能够准确地做需要做的事情 -- 不多不少 -- 以获得更可控的输出。在团队中明确项目范围意味着你要确保额外的资源不会被使用,因为它们不会对实际的生产业务产生影响。

3-尽可能重复使用

大多数咨询公司的可交付产品的某些方面在其他客户已经完成的产品中全部或部分重复。无论这是文档、编程代码、演示文稿或其他项目的模板,都可以高效地防止咨询公司的冗余。这允许您在输入减少的情况下产生类似的输出。bob电竞体育

将其作为项目管理流程的一部分,以确定已完成任务的哪些方面可以重复使用,并为这些项目建立一个标准的文件管理系统。在项目管理软件中标记可以使用这些可重用文档之一完成的任务也会有所帮助。这有助于你依靠流程来最小化多余的工作,而不是希望负责任务的人仅仅记住有可用的可重用资源。

4-把所有东西都放在中心位置

这让我们想到咨询顾问的下一个项目管理技巧: 把所有东西都放在中心位置。许多顾问陷入了使用多种文件管理系统的陷阱,包括多种信息平台 (如电子邮件、聊天或 Slack) 以及 CRMs 来跟踪对话, dropBox 和/或 Google Drive 存储文档,不同的文件版本无意中保存在多个设备上,等等。这可能导致混乱、不一致和生产力损失。

相反,你的项目管理系统的一部分应该包括在中心位置管理文档、修订、客户反馈、客户信息和沟通。一些项目管理软件平台,如bob官方平台,与您现有的 CRM 、 ERP 和文档协作解决方案集成,以便它们可以链接到特定的项目、任务或协议。

5-执行定期签到

不要启动一个项目,然后在截止日期临近之前未能签到。健康的项目管理需要定期签到,以确保项目按时、按预算开发,并达到里程碑。

您的签到频率应取决于进度的长度和复杂性。一个好的心态是确定项目的哪一点最有可能使项目偏离轨道,以及你能检测到这些威胁的最早点, 并在这些点上至少设置签到。对于顾问来说,选择一个项目管理工具也很有帮助,这个工具可以让你一目了然地看到你当前项目的健康状况。

6-建立项目管理指标

作为一名顾问,你可能有指标来显示你为你的客户构建的解决方案的有效性,但是你有指标来衡量你的公司目前的表现吗?使用项目管理指标,如实际预算、实际执行工作成本、计划工时与实际工时以及风险/变化分析,可以帮助您更有效地监控项目。bob电竞体育

拥有标准的度量标准也可以使分析项目趋势变得更容易,看看是否有预算或时间偏离轨道的可预测的地方,资源可能没有得到有效利用, 或其他需要改进的领域。

7-汇报项目

你的咨询公司的项目管理策略最重要的补充之一应该是项目汇报。每次你完成一个项目,你都应该听取汇报,了解什么进展顺bob电竞体育利,什么出错,以及将来哪些过程可以改进。

不要盲目听取汇报。这是从项目管理软件中提取数据和报告的最关键阶段。如果管理得当,你应该有显示任务完成进度的分析,关于何时使用预算以及预算是否符合预测的信息,与预测相比的资源使用, 以及可能操纵输出的任何风险或变化的报告。

本次汇报的信息应与之前的报告进行比较。你的项目中有一部分是你的公司可以预见的低价吗?没有被有效利用或没有被给予足够的时间来完成任务的资源?这个过程的步骤往往比预期的慢或快?项目开始前可以解释的可预测的 “混乱”?分析、调整并重复。bob电竞体育

最后的想法

作为一名顾问,你可能比任何人都更明白 “让你来到这里的东西不会让你到达那里”。“增长需要可扩展性、改进的流程和更好的资源使用。如果您准备在项目管理过程中采取下一步,请参见如何bob官方平台可以帮助改善您的咨询业务。

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