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常见的电子表格问题 (以及它们如何影响业务)

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电子表格,包括物理的和数字的,长期以来一直是业务流程的一个组成部分。今天,像微软 Excel 和谷歌表格这样的程序被世界上每个行业的公司用于资源管理,项目管理,会计,以及更多。 事实上,电子表格已经变得如此普遍,许多企业正在使用它们来代替可以更好地执行某些功能的单点解决方案。

过度使用电子表格会在你的业务中导致许多可以避免的复杂情况,但是你可能会遗漏线索。

以下是您的企业可能存在电子表格问题的 10 个迹象。

1.频繁断裂-电子表格依赖于人们输入正确的方程式,这使得企业容易受到人为错误的影响。随着这些电子表格通过长期使用变得更加复杂,它们的方程和数据很容易因为简单的错误而被打破。这可能会导致无效的数据和花费在查找和修复错误上的时间。

2.冲突版本-将电子表格用于业务流程通常会导致版本控制方面的挑战。当业务没有跟踪并确定所有数据输入应使用哪个版本时,可以创建具有不同数据集的多个冲突版本。当这些冲突的版本用于业务决策时,混淆会导致严重的问题。

3.电子表格锁定-一些电子表格程序一次只允许一个用户编辑。虽然这是为了防止冲突的同时编辑,但它会消耗你的资源的大部分时间,因为他们等待访问他们工作所需的信息。当同一文档被一大群人使用时,这变得更加普遍。

4.海量文件大小-自动保存和更新可以快速显示电子表格的文件大小,尤其是那些常用和编辑的电子表格。在发生错误和需要备份的情况下,将旧版本保存在文件上会有所帮助,但这将迅速扩大文件大小。大量的电子表格意味着一个公司的网络可能会因为积压的文件而变得紧张和缓慢。bob电竞体育

5.数据验证问题-数据输入很容易导致电子表格错误,需要一致的验证,以防止可能长时间未知的不准确见解。然而,简单的错误,如意外转置数字或对同一主题使用不同的命名约定,可能会被忽视,并很快导致错误和不完整的数据。

6.在航行中浪费的时间-当电子表格增长到数百行、多个制表符时,很难在电子表格中找到您需要的确切数据, 并且已经创建了额外的链接电子表格来处理被跟踪的信息。电子表格搜索功能通常非常简单,导致用户手动浏览数据页面以找到他们正在寻找的内容,从而导致时间损失,从而迅速累积起来。

7.安全问题-离线和在线电子表格的加密对于包含在其中的敏感公司信息可能不够强大。此外,员工可能无法启用潜力bob电竞体育安全措施可用,使数据易受攻击。这个复杂的问题导致了我们的下一个问题。

8.法规遵从性问题-世界各国要求企业对其拥有的大量数据的安全负责, 欧盟数据保护指令和多德-弗兰克法案等法规创造了一个许多电子表格无法达到的更高标准。如果不采取措施保护电子表格数据,公司将对任何发生的违规行为负责。

9.决策的放缓-从电子表格中整合和提取数据,尤其是当这些信息必须从不同部门汇编时,可能会很耗时。当一家公司遇到数据完整性问题并且必须彻底验证信息时,这可能需要更多的时间。因此,关键业务决策可能会被延迟,因为管理层在等待电子表格数据最终确定以供审查。bob电竞体育

10.缩放问题-不断增长的业务创造了更多分布在更多团队成员和更大部门的数据。这种扩展对电子表格产生了更大的压力,并且会加剧之前的九个电子表格问题,直到它们开始更频繁地发生,并且跨越更多的业务领域。

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