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项目管理软件如何改善项目生命周期?

项目管理软件效益

大多数项目经理遵循四个步骤的项目生命周期来将项目从开始转移到完成。这个过程不仅是项目经理的命脉; 也是服务公司的命脉。毕竟,只有通过成功项目的重复完成,才能产生收入。

虽然一个项目的进展自然遵循这个生命周期,但大多数精明的项目经理在生命周期的每一步都有有意的过程来推动生产向前发展并改善结果。

项目管理软件的使用有助于设置和支持这些流程,简化项目效率,改进跟踪,确保项目规范得到一致满足, 为项目经理提供报告和数据,以提高他们团队的绩效。

项目管理软件如何改进项目生命周期

项目管理软件是项目经理寻求改进项目的必要工具。项目管理软件不仅有助于跟踪项目进度,还提供关键数据来提高工作成本、资源管理和输出质量。

阶段 1: 概念化

项目生命周期的第一阶段,“概念化”,需要对项目以及完成它需要什么有一个理解。这意味着不仅要了解项目规格和预算,还要了解完成这些项目所需的资源以及预计的时间表。

项目管理工具在项目生命周期的概念化阶段从起草提案中去除猜测,帮助告知做出准确估计所需的数据。项目经理可以使用项目管理工具查看哪些资源可用 (及其成本),并使用历史信息查看资源完成特定项目需要多长时间。这也有助于项目经理了解完成类似项目需要什么样的预算,以及是否需要在当前提案中进行任何调整以确保盈利能力。

阶段 2: 规划

在项目获得批准后,项目进入项目生命周期的 “规划” 阶段。这意味着是时候让项目经理决定哪些资源将用于完成项目了。

项目管理软件帮助项目经理查看现有资源及其当前工作负载的可用性,以便能够确定使用哪些资源来完成新项目。项目管理软件将帮助项目经理根据资源的当前项目和可用性创建更现实的时间表和任务完成日期,而不是盲目地分配任务。它也帮助项目经理确保资源分配在项目预算之内。

阶段 3: 执行

也许是项目生命周期中最重要的部分,执行是执行实际工作的阶段。这也是最受支持的阶段伟大的项目管理软件

根据Capterra 研究,一有三个人说沟通不充分或沟通不畅是最大的挑战。他们在工作或领导项目时经验丰富其他关键挑战包括不准确的任务时间估计和糟糕的工作流管理。项目管理软件已经以追踪哪些任务正在完成以及由谁完成而闻名,但是项目管理软件也可以通过以下方式帮助支持项目生命周期的这一阶段:

  • 确保一个项目在整个项目期间都在预算之内。
  • 一目了然,看看哪些资源表现良好,哪些可能需要额外的支持。
  • 跟踪即将到来的里程碑,以及它们是否会被满足,或者是否需要做出调整。
  • 如果存在重大障碍或挑战,如何尽快和现实地解决这一挑战?
  • 在单一平台中管理所有文档、信函、版本和客户批准,以简化项目完成。

阶段 4: 完成

一旦项目完成,大多数项目经理将执行项目生命周期的 “终止” 阶段。这是项目经理关闭项目、收集数据和使用项目成果来提高未来绩效的地方。

这是正确的项目管理软件支持项目生命周期的另一个机会。项目管理软件通常具有强大的报告功能。这有助于改进关于项目绩效的数据收集和报告。

项目经理将能够快速询问:

  • 项目是否按时按预算完成?如果没有,在什么时候或预算开始偏离预测?这与以前的项目相比如何?
  • 哪些资源在项目完成期间有效?有谁的表现可以提高吗?将来需要做什么改变吗?
  • 为了提高项目成果和盈利能力,对未来项目的预算或投标有什么调整吗?

最后的想法

建立正确的项目管理软件是为了满足项目生命周期的所有阶段,但并不是所有的解决方案都是平等创建的。例如,服务公司有使项目生命周期更加复杂的固有业务挑战。此外,一些公司是如此庞大和复杂,以至于他们需要的比基本项目管理软件所能容纳的还要复杂。

当寻找一个项目管理软件来满足你公司的项目生命周期时,寻找一个能与支持你公司特定项目交付需求的独特流程一起工作的软件是很重要的。

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