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项目管理软件用于什么?

项目管理软件使用

当大多数人想到项目管理软件,首先想到的是任务调度和跟踪。然而,一个好的项目管理软件远不止这些。

伟大的项目管理软件将帮助您为项目设计一个线框,以尽可能高效地组织、计划、跟踪和执行。它还帮助您管理资源以优化利润率和绩效。

项目管理软件的 9 大用途

当寻找最好的项目管理软件时,寻找优化计划、跟踪和协作的产品。软件还应该让你一目了然地看到项目的进展,员工或团队的当前分配,并为你提供数据,以便在未来做出更明智的项目管理决策。

以下是使用项目管理软件来提高公司绩效的前 9 种方法:bob电竞体育

1.管理项目细节

在项目开始之前,项目经理和团队需要了解项目本身的细节。项目管理软件可以帮助您整合项目或客户的所有信息,以便每个人在需要时都能获得信息。

使用项目管理软件的这一部分来保存项目或客户摘要、项目目标和相关数据、链接或文件。

项目管理提示:分享详细的项目说明。的确,你不想让你的团队成员被信息淹没,但是确保相关信息可用可以帮助你的团队更有效率。共享信息可以明确项目目标,帮助员工更多地参与项目 (因为他们可以更好地看到自己对整体结果的贡献作用), 并且可以与团队的其他成员进行更好的沟通。

2.跟踪任务进度和完成情况

当谈到项目管理软件,跟踪任务是通常会想到的第一件事。这是因为在项目启动和结束之间通常有很多移动部件。通过使用项目管理工具来跟踪任务,项目经理可以更容易地分配项目完成的不同步骤,设置到期日期,并跟踪进度。

项目管理提示:任务跟踪不仅在跟踪任务方面有用,而且在理解趋势方面也有用。你的团队成员是否总是迟到?快速深入了解过去的任务跟踪,看看是否有任何趋势。然后,当你分配未来的任务时,要考虑这些信息,将截止日期设定在比实际需要早几天,或者给他们比最初预计的更多的时间。

3.创建估计和时间表

当您为客户或主管准备报价、时间表或项目概述时,项目管理工具将帮助您对资源时间、员工、预算-需要完成任务。

如果使用得当,你的项目管理工具会从你的预期时间表中消除猜测,取而代之的是从头到尾给你留下蓝图。这意味着对预算和利润以及时间表进行更准确的估计。

项目管理提示:你正在尽最大努力使用你最好的资源吗?如果你意识到将你的团队成员的技能、才能、个性和激情与项目任务相一致,你将会看到绩效和参与度的提高。这不仅仅需要知道谁能做什么,谁有更多的时间去做。花时间去协调最适合这项工作的人可能意味着你的项目更有可能按时、按预算和尽可能高质量地交付。

4.员工计划 & 调度

资源分配确实是一个复杂的难题。一个项目从头到尾需要几个移动的部分,规划过程有时会开始感觉像是一个永无止境的脑筋急转弯。

一个伟大的项目管理工具将帮助你不仅计划谁将负责什么和什么时候,它还可以帮助你协调多个团队成员之间的时间表,他们可能需要一起工作项目的某些部分。最后,一个伟大的项目管理软件也可以用于跟踪项目的预算资源,包括承包商或员工资源、支出、利润率等。

项目管理提示:如果您的项目管理软件有一个系统,用于查看个人的项目工时与总工时的关系,请使用它。高绩效员工的一个显著特点是他们高估了他们能够完成的责任数量,并承担了超出他们实际处理能力的责任。将你的项目需求与他们现有的承诺进行比较 (并为检查电子邮件、参加公司会议等分配合理的时间),不要超期。这有助于保持你的项目在轨道上,同时也确保你不会过度扩展你的员工。bob电竞体育

5.设备/材料管理

一些项目管理软件也可以用于跟踪和安排资源,如设备,如摄像机、会议室、投影仪等。如果你有多个团队或项目经理,这可以帮助确保没有人因为有不必要的资源分配而减慢或延长他们的交付时间。

项目管理提示:确保你与其他项目经理保持良好的关系,尤其是当你共享团队成员或公司资源时。这有助于确保永远不会有针对特定资源的权力斗争,也可以帮助你获得关于员工优势或劣势、客户偏好的有用信息, 或者可以提高项目绩效的战略资源。bob电竞体育

6.成本管理

许多项目管理软件平台包括预算计划和跟踪。当习惯了他们的全部潜力时,这可以帮助你在任何时候看到你是在预算中还是在整个项目上超出预算, 以及关于你可能超支或超支的细节。

使用项目管理软件的成本管理部分来帮助准备准确的客户估计,分析利润率,并优化您的资源规划,为您的客户做出最佳选择。

项目管理提示:便宜并不总是更好。一些更昂贵的资源弥补了更快或更精通任务的额外成本。这有助于减少项目时间或修订。这有时也意味着客户流动率更低,因为你更有可能在第一次就把项目做好。

7.项目线框

如果你需要制定一个项目计划,但还没有细节,比如谁将参与项目的任何特定部分, 一个有线框工具的项目管理软件可能会无休止地有用。这些工具,通常被称为 “基于角色的计划”,允许你根据最终会填补它的角色来阻挡时间, 然后在实际时间安排时分配这些资源。

这不仅有利于评估目的,而且有助于你从上到下而不是从下往上计划。自上而下的规划意味着你展示你需要哪些资源,然后努力满足这些需求 -- 而不是查看哪些是可用的,并使用这些信息将资源修补在一起。自上而下的策略通常意味着一个更清洁、更有效的计划。当真正分配资源的时候,你可能不得不做出调整,但是你也可能发现用这种方法你可以在解决问题方面更有创造力。

项目管理提示:找到一个项目管理软件,它允许您保存 “相似” 项目的项目模板。在你的项目管理游戏中,能够为类似的项目使用模板而不是从头开始可以改变游戏规则。

8.场景构建

场景构建可帮助您根据每个估计创建多个项目场景,并比较利润和人员配置选项,以便为项目做出最佳决策。

虽然许多项目经理接近一个单一的场景并改变和调整它,直到他们觉得它尽可能地优化,但是场景构建需要效率和盈利能力达到另一个完全不同的水平。通过对方案进行并行比较,您可以使用数据和指标来选择具有最佳结果的项目方案。

项目管理提示:花些时间来预测项目风险,并给自己设定任务,当你预计这些潜在的障碍或瓶颈会发生时,检查它们。例如,如果有一项任务依赖于客户批准或其他外部指标,或者需要场外承包商的合作, 给自己设定任务,为额外的跟进做准备,或者为潜在的减速分配任务,以保持你的项目在轨道上。这有助于防止风险成为实际问题。

9.管理审批流程

一个项目通常需要多方的批准,包括开发团队的不同部分、主管和客户。如果管理不当,这些修订和批准可能会变得混乱,导致版本混乱。

一个伟大的项目管理软件将为您提供一个平台,允许您管理项目文件中的审批流程,以将所有信息保存在一个地方。

项目管理提示:追踪一切。记录所有变更请求和批准有助于提供将来可能有用的文档。它不仅可以帮助防止您当前项目中的 “版本混淆”, 但它也可以作为文件,以防出现关于已经做出或没有做出的改变的问题。它还可以为您提供数据,以便更好地预测未来特定项目类型或客户端的变化。

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